1. Somente uma pessoa se encarrega da agenda
Todos os compromissos que envolvem a presença do candidato devem ser canalizados para o responsável pela agenda. A regra vale para seus auxiliares, familiares, para seus cabos eleitorais, para convites, para reuniões etc. É óbvio que o (a) responsável pela agenda deverá participar das reuniões (em geral semanais) para planejar a agenda, na qual os principais auxiliares e apoiadores estarão presentes. Definidas as prioridades, a responsabilidade de executá-las é deste(a) pessoa responsável pela agenda. A essa disciplina o próprio candidato deverá se submeter. O candidato não assume compromisso sem ouvir o responsável antes, e cabe a este e não ao candidato a ingrata tarefa de dizer não.
2. Esta pessoa deve conhecer muito bem o candidato
A agenda deve ser feita sob medida para o candidato. Deve valorizar seus pontos fortes, e protegê-lo dos seus pontos fracos. Deve igualmente, levar em conta sua idade, seu estilo, sua saúde, hábitos, o que ele gosta de fazer, o que detesta etc. Deve tentar extrair dele o máximo, sem chegar ao limite de exauri-lo, seja psicológica ou fisicamente.
3. Conhecer tudo que é importante sobre o evento
O candidato deve ser “briefado” previamente sobre o evento. Compete ao agendador, (se estiver acompanhando o candidato) levar consigo ou entregar ao candidato, ou a um auxiliar, material informativo sobre:
- Data, horário e local do evento
- Qual a roupa adequada.
- Tipo de evento e número previsto de pessoas.
- O que se espera do candidato (discurso,visita, etc).
- Quais as pessoas que o candidato não pode deixar de cumprimentar/agradecer/mencionar.
- Se o evento está aberto à mídia e quem da mídia estará lá.
- Informações sobre a cidade (bairro/região).
Observação: Faça uma planilha com espaço livre para preencher essas informações. No verso da página deixe espaço livre para um conciso, embora detalhado, relato do evento.
4. Conhecer antecipadamente o trajeto até o evento
Pode se perder tempo valioso se o agendador não dispuser de informações precisas sobre o melhor trajeto para chegar ao local do evento. Informe-se também sobre as condições do trânsito no horário e o local exato onde o candidato está sendo esperado.
É óbvio que em municípios pequenos essa preocupação não possui maior relevância.
5. Evite agendar eventos com mais de 2 semanas de antecedência
Não se deve confundir o planejamento da agenda da campanha com os eventos pontuais para os quais o candidato é convidado. Há uma parte da agenda que foi planejada e acertada como parte da sua estratégia de campanha, com vistas a levar o candidato para contato com seus eleitores potenciais. Esta parte, é claro, foi planejada com bastante antecedência. O que deve evitar-se é agendar os novos convites que chegam, com antecedência maior que 2 semanas (prazo que diminui na medida em que se aproxima a eleição). A agenda do candidato deve combinar organização estratégica com flexibilidade. Numa campanha, a todo o momento, surgem fatos novos que exigirão sua quota de tempo, e que não podem ser previstos antecipadamente com segurança.
6. Cuidado com a distribuição da agenda
A agenda detalhada deve estar apenas com o agendador e o candidato. Ela conterá informações que não convém que sejam divulgadas. Por outro lado, os principais auxiliares do candidato precisam saber por onde anda, e o que está fazendo. Para estes deve se fazer uma agenda simplificada. Não ponha um calendário de atividades na parede do escritório para que todos vejam. A agenda do candidato é uma programação estratégica, portanto reservada.
7. Qualquer convite ao candidato deve ser feito por escrito
Não se trata de excesso de formalidade, e sim de uma noção realista dos riscos de confiar na memória, numa situação de campanha. Não é necessário que o convite venha em papel oficial, mas precisa vir em algum papel que seja entregue ao agendador, ou por ele mesmo redigido como anotação, no momento em que o convite oral está sendo feito.
8. O agendador é o homem do detalhe
O agendador sempre estará atento aos detalhes, porque sabe que, muitas vezes, é nos detalhes que se conquistam ou perdem-se os votos. Ele vai querer conhecer tudo que for possível sobre o evento: as pessoas que o organizam e que estarão lá; as características do local, as distâncias; o tempo aproximado que o candidato ficará no evento; o que se espera dele; telefones para contato; informação sobre o adversário, se já esteve no local, o que falou, se atacou nosso candidato ou não; quais os órgãos de comunicação que estarão presentes; o nome dos jornalistas; para citar apenas as mais óbvias. São detalhes como esses que o candidato vai pedir do seu acompanhante, minutos antes de chegar ao evento, ou mesmo, durante o evento. São detalhes como esses que podem evitar um grande erro, e assegurar que o encontro seja produtivo para a candidatura. O agendador não deve se atemorizar com as queixas de que é detalhista demais, e deve fazer bem o seu trabalho.
9. Elabore um calendário para toda a campanha
Elabore um calendário de toda a campanha, de preferência partindo do último dia até chegar ao dia atual. No início haverá muitos espaços em branco que, com o andamento da campanha, serão preenchidos e então parecerá que faltam espaços para atividades. Somente com a visão de conjunto que o calendário geral enseja, é possível avaliar adequadamente se o tempo do candidato está sendo gasto de maneira produtiva ou não. Deste calendário geral se extraem os calendários mensais, semanais, e os diários.
O calendário geral vai incluir as datas legalmente estipuladas para o desenvolvimento da campanha, datas de eventos importantes (feiras, festas municipais, feriados cívicos) a programação que foi planejada estrategicamente, assim como os eventos e atividades para os quais o candidato foi convidado e que foram incluídos na agenda.
10. Determine previamente a quantidade de tempo, realísticamente disponível para a programação
Conte os dias de agora até o dia da eleição e multiplique-os por três (manhã/tarde/noite). Subtraia deste valor o tempo que o candidato precisa usar para suas necessidades pessoais.
Neste ponto é fundamental fazer uma estimativa muito realista. Todo o tempo que precisar ser usado para atividades pessoais deve ser computado.
Exemplos de atividades pessoais que competem pelo tempo do nosso candidato são: o trabalho do qual não pode se afastar por algumas horas, seu tempo de sono, o tempo que vai passar com sua família, uma viagem que terá que fazer etc, tudo deve ser contabilizado para ser subtraído do tempo total.
Subtraia também do tempo total o tempo estimado para ser gasto em reuniões, gravações, sessões de fotografia ou de video.
O tempo remanescente é o tempo que o agendador terá para programar as atividades de contato direto do candidato com o eleitor.
11. Leve em conta as características pessoais do candidato
Há candidatos que preferem dormir tarde a acordar cedo; há outros cuja preferência é o oposto desta; há ainda os que por razões médicas necessitam determinados espaços de repouso durante o dia; outros ainda têm regimes dietéticos e horários de refeições rigidamente definidos.
O fato é que se no item anterior deu-se atenção ao lado quantitativo do tempo, neste importa conhecer o lado qualitativo deste tempo, isto é assegurar as melhores condições para o candidato usá-lo ou desfrutá-lo. Ambos contêm informações realistas para otimizar o uso do tempo do candidato, e devem ser usados conjuntamente no planejamento da agenda.
12. Desenvolva um planejamento logístico para cada evento
Cada evento exige um planejamento detalhado que leve em conta tempo e forma de deslocamento, tempo de permanência no evento, material informativo sobre a cidade/bairro, local, público, promotores, questões sensíveis cuja menção deva ser evitada, questões sobre as quais há expectativa que o candidato fale, roupas que devem ser usadas, material publicitário para ser distribuído, mecanismo para receber solicitações e convites, etc. Não se esqueça que tudo que tiver que ser resolvido de forma improvisada, na hora em que acontece, tende a tomar mais tempo e pode causar situações embaraçosas.
13. Use um destacamento avançado
É sempre vantajoso (sempre que possível) ter uma equipe que faça o roteiro do candidato imediatamente antes do deslocamento, para avaliar se as condições previstas estão sendo providenciadas ou não. E, no caso de não estarem sendo providenciadas, poder corrigi-las em tempo. Esta equipe está sempre em deslocamento, algumas horas à frente do candidato e seu staff, com o qual mantém comunicação constante. De sua parte, o agendador deverá sempre ter um plano de contingência, para aquelas situações em que a programação falhou. Por exemplo, uma programação prevista para acontecer na rua, como poderá ser salva, em caso de chuva. Ou, se um evento previsto para durar 2 horas foi à última hora cancelado, ou exigirá na realidade apenas 15 minutos, que fazer para utilizar aquele tempo que inesperadamente sobrou.
14. Não esqueça da comunicação de agradecimento
Todos os eventos aos quais o candidato comparece foram realizados por pessoas que gastaram seu tempo para organizá-los, envolveram seu nome ao convidar outros, ficaram conhecidos como apoiadores do candidato. Estas pessoas devem receber uma comunicação de agradecimento (por telefone ou por carta) do candidato. Com a telefonia celular este procedimento tornou-se mais simplificado, pois o candidato pode fazê-lo do carro, quando está se deslocando, por email, ou mesmo por uma carta pessoal.
15. Compromisso assumido tem que ser cumprido
Se o evento foi confirmado para os apoiadores locais ele deve ser cumprido à risca. O agendador por isso deve ser muito cauteloso ao confirmar a presença do candidato a um evento. Se não tiver certeza não se comprometa, dê as razões para a não confirmação, peça um prazo para confirmar, ou se for impossível seja sincero e diga que será muito difícil, mas que o candidato fará todo o possível para estar lá. Quando confirmar a presença torna-se ponto de honra. Havendo uma razão muito forte que inviabilize a presença, tente negociar outra data, ou então explique os motivos da impossibilidade e faça o candidato falar com os responsáveis, reforçando as explicações e agradecendo o empenho e colaboração.
